Aanvraag proces

Om te kunnen voldoen aan de richtlijnen van De Nederlandse Bank (DNB) moeten wij ons bij het aanvraagproces aan de WWFT-wet houden. ( Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). Wij zijn dus verplicht om te weten met wie we zaken doen. Dit noemen ze ook wel het CDD (Custumer Due Diligence) of KYC (Know your customer) beleid.

CDD beleid wat houd dit nu helemaal in?

Het klinkt allemaal heel ingewikkeld, maar dat valt mee. Wij zijn verplicht om te weten, wat voor rechtsvorm je bedrijf heeft, wie doet de aanvraag, wie is de verantwoordelijke en wie zijn de UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) en wat is de organisatiestructuur van het bedrijf. Dit doen we aan de hand van de gevraagde gegevens en de geüploade documenten in het aanvraagproces.

Alle ingevoerde gegevens checken wij bij de KVK en in het UBO- register. Tevens kijken we of de opgegeven personen niet voorkomen op een Sanctie- of PEP-lijst (PEP staat voor Politiek Prominente personen).

Wat is hiervoor nodig?

De vraag van documenten verschilt per rechtsvorm en organisatiestructuur. Onderstaande een opsomming van de meest voorkomende benodigde documenten.

  • Kvk uittreksel van de betreffende rechtsvorm (administratie). Het KvK-uittreksel dient maximaal twee maanden geleden te zijn opgevraagd.
  • Kopie geldig id bewijs van de vertegenwoordiger(s) (deze persoon/personen moeten bij de kvk bekend zijn)
  • Kopie geldig id bewijs van de aanwezige UBO(‘s)
  • Mocht de bedrijfsstructuur bestaan uit meerder entiteiten voordat de daadwerkelijke UBO in beeld komt dan hebben wij van alle onderliggende entiteiten een KvK uittreksel nodig (hiervoor moet voor iedere aparte entiteit een regel aangemaakt worden)
  • Is bovenstaande het geval bij de betreffende administratie dan wordt er ook nog gevraagd om een organisatiestructuur (een organogram of juridisch entiteitsoverzicht mocht je deze niet hebben mag je hem zelf tekenen) en om één document van bewijs.

Dit mag 1 van de onderstaande documenten zijn;

  • Uittreksel aandeelhoudersregister
  • Akte van oprichting
  • Statuten
  • Bestuur verslag
  • Notariële akte

Te doorlopen stappen

Om de koppeling aan te vragen is het allereerst belangrijk dat je voor jezelf de tweestapsverificatie hebt aan staan. Dit is vanuit DNB verplicht.

Stap 1 ; CDD proces
Om gebruik te kunnen maken van de bankkoppeling moet je eerst per administratie het CDD proces doorlopen.

Bij de stamgegevens staat een tab CDD. Hier is de aanvraag te starten. Voordat je gaat starten is het slim de gevraagde gegevens en documenten vast bij de hand te hebben. Controleer de gegevens en vul aan waar nodig. En dan kan de aanvraag bij ons worden ingediend.

Na het indienen voeren wij de checks uit. Als alle gegevens zijn gescreend en goedgekeurd krijg je een melding van FinMaster dat het CDD proces is afgerond. Daarna is er nog 1 stap en dat is het aanmaken van de bankkoppeling.

Stap 2 ; Bankkoppeling instellen

Het CDD proces is afgerond en de bankkoppeling kan aangemaakt worden. Bij de stamgegevens > bankrekeningen verschijnt er nu een button “koppeling aanmaken“. Het is hier nu alleen nog mogelijk om de koppeling met de Rabobank te maken. Zodra je op autoriseren klikt wordt er connectie gemaakt met de bank en kom je in je bankomgeving (let op! dat de pop-up blokkering voor FinMaster uit staat).

Daar vink je de rekening aan die je wilt koppelen, geef je een startdatum op (Let op! geef hier de datum in waarop er voor het laatst bankregels zijn ingelezen). Daarna geef je akkoord voor de koppeling.

Heb je nu één pas waaraan meerdere rekeningen zijn gekoppeld zorg er dan voor dat voor alle administraties het cdd proces is afgerond voordat je de bankkoppeling gaat instellen. Bij de bank vink je dan in 1 keer alle rekeningen aan die je wilt koppelen en geef je akkoord.

Heb je een bankpas waaraan meerdere bankrekeningen gekoppeld zijn die over meer dan 1 relatiegroep zijn verdeeld, neem dan eerst contact op met info@finmaster.nl.

De koppeling is nu klaar voor gebruik. Je hebt dagelijks (per administratie) 4 keer de mogelijkheid om de bankafschriften automatisch in te lezen. Na het instellen van de koppeling kan je de bankafschriften niet meer handmatig importeren.

Toegang koppeling
De toegang tot de koppeling verleen je automatisch voor 90 dagen. Na iedere 90 dagen krijg je een notificatie om te bevestigen of je de koppeling wil verlengen.